1.1 文书档案资料管理

文书档案资料管理包括：档案资料管理、收件管理、发件管理等。行政部门在文书档案资料管理上做到了高效和快捷，才能有效地提高行政办公效率。为此，行政人员需要制作各种表格提高工作效率，如，档案索引表、收件登记表、发件登记表和资料借阅管理表等。

1.1.1 档案索引表

公司中存有的档案资料通常不少，要在繁杂的档案资料中快速查找到所需的那一份，就需要用到“档案索引表”了。

下面介绍制作“档案索引表”的具体操作方法。

01新建一个工作簿。在Sheet1工作表中的A1单元格中输入工作表标题“档案索引表”。在“开始”选项卡的“字体”组中设置字体为“汉仪粗黑简”，字号为“24磅”，颜色为红色。

02切换到“文件”选项卡，单击“另存为”命令。在弹出的“另存为”对话框中，设置文件名为“档案索引表”，保存类型为“Excel工作簿”，选择保存路径。然后单击“保存”按钮。

03 选中A1:E1单元格区域。在“开始”选项卡的“对齐方式”组中，单击“合并后居中”按钮，将该单元格区域合并为一个单元格。

04 依次在A2到E2单元格中输入“档案编号”、“档案名称”、“建档日期”、“存放位置”、“档案内容”，作为工作表的列标题。设置字体为“宋体”，字号为“14磅”，颜色为深蓝，对齐方式为“居中”。适当调整列宽行高。

05 选中A2:E10单元格区域，在“开始”选项卡的“字体”组中单击右下角的功能扩展按钮。

06 弹出“设置单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，在“样式”列表框中选择边框线条样式，在“颜色”下拉列表框中选择“深蓝”，在“预置”栏中单击“外边框”和“内部”按钮，设置表格边框样式。完成后单击“确定”按钮即可。

07 返回工作表，选中A2:E2单元格区域。再次打开“设置单元格格式”对话框，切换到“填充”选项卡，选择一种背景色。完成后单击“确定”按钮即可。

08 返回工作表，切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令，在弹出的“Excel选项”对话框中切换到“快速访问工具栏”选项卡，在“从下列位置选择命令”下拉列表框中选择“不在功能区中的命令”，然后在下方的列表框中找到“记录单”选项，将其添加到快速访问工具栏中。

09 返回工作表，选中A2:E2单元格区域，在“快速访问工具栏”中单击“记录单”按钮，然后在打开的系统提示对话框中单击“确定”按钮，将选定单元格区域中的数据信息用做标签。

10 弹出“Sheet1”对话框，系统自动将该工作表的列标题作为记录单的字段名，在各字段名文本框中输入相应的数据信息，然后单击“新建”按钮即可。

11 系统自动将输入的数据信息显示在工作表的相应单元格中，记录单自动清空文本框，用户可以继续输入新的数据记录，输入完毕单击“关闭”按钮即可。

12 此时，选中A2:E4单元格区域中的任意单元格，在“快速访问工具栏”中单击“记录单”按钮，弹出“Sheet1”对话框，然后单击“新建”按钮，即可继续输入数据记录，完成后，根据需要适当调整行高和列宽。

13 选中工作表中任意一个含有数据的单元格，然后在“数据”选项卡的“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。

14 弹出“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“建档日期”选项，在“排序依据”下拉列表框中选择“数值”选项，在“次序”下拉列表框中选择“升序”选项，然后单击“确定”按钮即可。

15 返回工作表，即可看到工作表中的数据按照“建档日期”升序排列后的效果。

1.1.2 收件登记表

“收件登记表”用于管理来件的登记和签收，便于及时地把来件分发到相关的部门或个人，进行高效的、规范的管理。

下面介绍制作“收件登记表”的具体操作方法。

01打开“收件登记表”原始文件，其中已经输入“文件编号”、“收件时间”、“来件单位”、“来件事由”、“保密级别”、“收件部门”、“签收人”等基本项目。

02选中A3:A11单元格区域，在“开始”选项卡的“字体”组中单击右下角的功能扩展按钮。打开“设置单元格格式”对话框，切换到“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“自定义”选项。在右侧的“类型”文本框中输入“000000”，然后单击“确定”按钮。

03 返回工作表，在A3单元格中输入“120001”。将光标移动到A3单元格右下角，当光标呈形状时，按住鼠标左键拖动至A11单元格。

04 释放鼠标左键，单击出现的“自动填充选项”按钮，在打开的子菜单中选择“填充序列”选项。

05 选中F3:F11单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮，为单元格区域设置数据有效性。

06 弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表框中选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“秘书处，行政部，人事部，客服部，财务部，销售部”，各部门间用英文状态下的逗号隔开。

07 切换到“输入信息”选项卡，勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框。在“标题”文本框中输入“收件部门”，在“输入信息”文本框中输入“请在以下部门中选择”。

08 切换到“出错警告”选项卡，勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框。在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“不存在该收件部门！”。设置完成后单击“确定”按钮即可。

09 返回工作表，选中A3单元格，可以看到其周围出现了提示信息，单击该单元格右侧出现的下拉按钮，即可在弹出的下拉列表中选择需要输入的收件部门。

10 使用相同的方法，为“保密级别”列设置数据有效性，其中保密级别分为4个等级，最高为“1”，最低为“4”。

11 在“收件登记表”中输入数据信息并适当调整行高和列宽。

12 选中E3:E11单元格区域，在“开始”选项卡的“样式”组中单击“条件格式”下拉按钮。在打开的下拉菜单中单击“新建规则”命令，打开“新建格式规则”对话框。

13 在“选择规则类型”列表框中单击“只为包含以下内容的单元格设置格式”选项，在“只为满足以下条件的单元格设置格式”栏中，依次选择“单元格值”、“等于”，并输入“1”。单击“格式”按钮。

14 弹出“设置单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中设置“字形”为“加粗倾斜”，“颜色”为深蓝。

15 切换到“填充”选项卡，设置单元格背景色。设置完成后单击“确定”按钮。

16 返回“新建格式规则”对话框，在“预览”窗口中可以看到条件格式设置后的效果，单击“确定”按钮即可完成设置。

17 使用上面的方法为各保密级别设置条件格式，完成后的效果如下图所示。

18 选中H2和H3单元格，合并单元格，输入“收件总数”，适当调整行高和列宽，并对字体、字号等进行设置。

19 选中H4和H5单元格，合并单元格。然后在“开始”选项卡的“编辑”栏中单击“求和”下拉按钮。在打开的下拉菜单中选择“计数”选项。

20 此时，在H4单元格中出现计数函数“COUNT”的函数式，并在工作表中出现一个虚线框，该虚线框显示了函数参数所在的单元格区域。选中A3:A11单元格将其设置为函数参数，然后按下“Enter”键，即可显示出总收件数。

21 选中H4单元格，进行适当的格式设置，即可完成“收件登记表”的制作。

1.1.3 资料借阅管理表

很多企事业单位拥有自己的档案室，专门负责档案资料的管理。员工想要查看这些资料，需要到档案室按规定借阅。“资料借阅管理表”用于登记资料的借阅情况，便于档案室资料的管理，避免资料丢失。

下面介绍制作“资料借阅管理表”的具体操作方法。

01 新建一个名为“资料借阅管理表”的工作簿，将其保存为“Excel启用宏的工作簿”格式（后缀名为“.xlsm”）。在工作表中输入基本项目，并适当设置格式，如右图所示。

02 默认情况下，为保证系统安全Excel 2010会禁用宏，为了能够制作并使用“资料借阅管理表”需要启用宏。切换到“文件”选项卡，单击“选项”命令。弹出“Excel选项”对话框，切换到“信任中心”选项卡，单击“信任中心设置”按钮。

03 弹出“信任中心”对话框，切换到“宏设置”选项卡，选择“启用所有宏（不推荐；可能会运行有潜在危险的代码）”单选项。单击“确定”按钮，返回“Excel选项”对话框。单击“确定”按钮即可启用宏。

04 为了在工作表中添加控件，需要使用“开发工具”选项卡的功能。在Excel 2010中，默认情况下“开发工具”选项卡并不显示在功能区中。需要打开“Excel选项”对话框，切换到“自定义功能区”选项卡，在右侧的“自定义功能区”栏的“主选项卡”组的相应列表框中勾选“开发工具”复选框，然后单击“确定”按钮即可。

05 切换到“开发工具”选项卡，在“控件”组中单击“插入”下拉按钮。在打开的下拉菜单中单击“表单控件”栏的“按钮（窗体控件）”选项。

06 此时光标呈形状，按住鼠标左键拖动绘制按钮，到适合的位置释放鼠标左键。此时弹出“指定宏”对话框，单击“确定”按钮。

07 返回工作表可以看到绘制了一个按钮控件，将光标定位到按钮中，重命名按钮。

08 用上面的方法，在工作表中绘制“删除记录”、“查询资料”等按钮控件。右键单击控件按钮，此时在按钮四周出现八个控制点，用鼠标拖动适当调整其大小和位置。

09 在A1单元格中输入“资料总数”。在A2单元格中输入计数函数公式“=COUNT (A9:A19)”，然后按下“Enter”键确认。

10 右键单击“借阅登记”按钮控件，在弹出的快捷菜单中单击“指定宏”命令，为该按钮设置功能程序。

11 弹出“指定宏”对话框，单击“新建”按钮。

12 此时弹出Microsoft Visual Basic编辑窗口，在代码编辑窗口中输入程序代码，如下图所示。输入完毕后单击“保存”按钮。

13 右键单击“查询资料”按钮控件，在弹出的快捷菜单中单击“指定宏”命令，为该按钮设置功能程序。此时弹出“指定宏”对话框，单击“新建”按钮。

14 此时弹出Microsoft Visual Basic编辑窗口，在代码编辑窗口中输入程序代码，如下图所示。输入完毕后单击“保存”按钮。

15 右键单击“删除记录”按钮控件，在弹出的快捷菜单中单击“指定宏”命令，为该按钮设置功能程序。此时弹出“指定宏”对话框，单击“新建”按钮。

16 此时弹出Microsoft Visual Basic编辑窗口，在代码编辑窗口中输入程序代码，如下图所示。输入完毕后单击“保存”按钮。然后关闭该窗口即可。

17 返回工作表，右键单击“借阅登记”按钮控件，在弹出的快捷菜单中单击“设置控件格式”按钮。弹出“设置控件格式”对话框，根据需要进行设置，完成后单击“确定”按钮即可。

18 返回工作表，即可看到设置控件格式后的效果。用同样的方法设置“查询资料”和“删除记录”按钮控件。

19 返回工作表可以看到“资料借阅管理表”模板已经制作完成。在“资料登记与查询”栏的A6:G6单元格区域中输入相应数据，然后单击“借阅登记”按钮控件即可将其录入到“资料管理记录”区域。在A6:G6单元格区域中输入“编号”或“名称”，然后单击“查询资料”按钮控件，即可查找到所需的资料信息。单击“删除记录”按钮，即可清空A6:G6单元格区域中的数据。